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JAWS FESTA Kansai 2013 の舞台裏 #jawsfesta

AWS

9/28(土) 京セラドームで、参加者600人以上(終盤数えられてない)、懇親会200人以上となった JAWS FESTA Kansai 2013 を開催しました。
記録の意味で「実行委員長が見てた舞台裏」を書いておきます。


コミュニティ主体のイベントをやろう

2013.6 堀内さんと会う機会があり、帰りに飲み屋で少し話をしました。

僕から話したのは以下のような話。

  • 3月のJAWS DAYS、ADSJさんが主体になって作ってたけど(これは当然)、少しコミュニティに任せても面白いのではないか
  • ADSJさんからJAWS-UGの発展に貢献した人にre:Inventツアー進呈してくれる話が出たが、そういえば機会がない
  • 5.25 JAWS-UG大阪でアンカンファレンスやったが、とても面白かったし、ああいうインタラクティブなコンテンツを全国規模で行いたい。

そこからre:Invent前の秋に「秋の JAWS DAYS」として開催する流れになりました。

500人以上の規模のイベントなんて作り方が全く分からない

次に集まったのは小賀さんが東京に来たとき。

僕から話した主題は以下。

  • 秋の JAWS DAYS を考えてるが、コミュニティ主導でやりたい。
  • 東京以外で開催したほうが雰囲気的に盛り上がると思っている(たとえば秋と言えば京都とか)

そこで小賀さん含め出てきた意見は以下。

  • 秋の京都は学会のシーズン、まして500人以上入るハコは一年前から押さえる必要あり、もう多分遅い。
  • 東京以外でやれれば、全国の地方支部の人たちが、自分の地域でもできると自信を持てるため一定の意味がある。
  • 東京で500や1000人は「入って当たり前」。地方だと圧倒的にハードルが上がる。
  • 北海道から沖縄の人まで集まるイベントにするなら「交通機関」についても考える必要がある。無料イベントでも、来る人たちはその交通費・宿泊費分は持ち出しになるから。
  • アンカンファレンス主体にしてもいいがそれでは集客できないし、コミュニティ的にもアンカンに慣れてないので、主催者としては集客面では工夫が必要。

「地の利」や「地合い」がよい地方で、大きめの会場が空いている場所、ということで総合的に「大阪」に決まりました。コアメンバーも多いので準備をある程度の人数で手伝ってもらえるだろうと。

そこでもう一つ思い出したのが、JAWS-UG三都物語で「次回は京セラドームでやるぜー」て桶谷さんが言っていたこと。調べてみた結果、ちょうど9/28だけ京セラドームも空いているし、夢を叶えるために「覚悟」を決めてもらいましょうかという流れに。

やる気スイッチが入った日 @6.22JAWS-UG大阪

6月のJAWS-UG大阪勉強会が開催された日の懇親会で桶谷さんに最終確認したところ「赤字が出てもカブる程度の覚悟がある」ということで、関西メンバーが一気に盛り上がってくれました。

ところが大変だったのが、ここまでのプロセスが全国のJAWS-UGメンバーに見えていなかったこと。これが原因で全国イベントと言いながらも、なかなか関西以外のメンバーの積極的な発言が出てこなかった。(多分、発言しにくい空気はあった)

すべてのプロセスをオープンにして「意思決定に自分が関わった」という当事者意識を持ってもらうことって大事ですね。


まあ、ここはなんやかんやで乗り切ります。(一番大変だったけど個人間のやりとりが多かったので割愛します)

クロス×コミュニティが走り出した日 @7.6 JAWS-UG神戸

WordBench大阪の額賀さんや、HTML5-WEST.jpの村岡さんからHTML5 Caravanを誘ってもらい、JAWS-UG以外のコミュニティを巻き込んで行こうということになり、他コミュニティのマネージャにパスのある人がJAWS FESTA内に他コミュニティの勉強会を誘致し始めます。

結果的にこれがホントによかった。僕はアンカンファレンスのことしか頭になかったけど、このイベントに「クロス×コミュニティ」という大きな意味をもたらしてくれた動きでした。


その後、なんやかんやでイベントタイトルを「JAWS FESTA」にしました。

資金繰りどうする?

イベントをやるためのお金をどう回そうかという話なのですが、当初は金額でクラス分けをしたスポンサー制にしようと思ってたのですが、2つの理由でやめました。

  • 初のイベントでスポンサーメリットを出すのが難しかった。
  • 数社に頼ってしまうと「イベントの継続性」があやしい。

ということで、裏では数社が結構な金額を出してくれると言ってくれてたのですが全てお断りし、20口(最終的には30口)一律5万円の金額に設定しました。

公式WebからPublicにはほとんど申込みがなかったのと、時間的な制約もあったので、僕の方から個人的に、中小でトップがすぐに判断してくれそうな会社や露出に積極的な会社さんに絨毯アタック。金額が低かったので、結構早めにお返事もらえた感じでした。

準備段階は、強力にコミットしてくれた仲間がいたから回った。

議論は可能な限りオープンにして行うのですが、「最終的な意思決定」と「実際の準備」はのんびりやっていられない。

判断に困ることがあった場合などの最終決定は任せてもらう(その代わり何かあったら全部責任は引き受けることにしました)ことにして、あとは各担当チームのリーダーの方々に準備をどんどん進めてもらいました。

割合的には関西のメンバーが圧倒的に多かったですが、タスク管理の面では名古屋の石田さんが強力に推進してくれたのがよかったです。


ここで関西のメンバーの名前を上げてお礼を言いたかったのですが、あまりに人数が多すぎるので割愛します。でも感謝してます。そう、そこのあなたです。

当日は準備メンバーよりたくさんの人数が必要

当日スタッフメンバーを担当表として記載しておいたので、人数勝負のところが早い段階で確保できていてよかったです。
また、「スタッフもコンテンツを楽しんで欲しい」ということで、設備面の運営ではなくコンテンツの運営に積極的に関わってもらえるように調整をしてました。

北海道から沖縄の人まで当日スタッフ、朝早くから集まって夜遅くまでありがとうございました。

ムチャぶりについてはホントすいません

スピーカー、モデレーター、当日スタッフ、どれも遠慮なくムチャぶり・丸投げさせていただきました。

あとはみんながレポートしているとおりの盛り上がり

そんなこんなでコミュニティベースで作ったイベントだったので、多々至らなかった部分はあると思います。参加者のかたで何か気づいた人がいれば、ポジティブでもネガティブでもフィードバックをもらえればと思います。

きっと来年もまた別の場所で JAWS FESTA が開催されると思います。実行委員会的なものが立ち上がった段階で広くお知らせすると思いますので、楽しみに待っててくださいね。